Уничтожение документов по всем правилам

26.03.2014 | Служба новостей Росфирм

Уничтожение документов по всем правилам

Каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности непременно создает то или иное количество документов. С них начинается компания ими же она и заканчивается. При этом, ко многим актам (первичным и кадровым, к примеру) законодатель предъявляет особые требования, предписывая соблюдать правила по их созданию, хранению и даже (!) уничтожению.

К сожалению,  даже о правилах документооборота осведомлены далеко не все предприниматели. Что уж говорить о тонкостях и нюансах процесса утилизации. А, между тем, они имеются и весьма многочисленны.

Уничтожение документов (подробнее - на сайте) может осуществляться компанией самостоятельно или путем передачи актов сторонним исполнителям. В последнем случае обязательно заключение соответствующего договора. Разнится и способ утилизации бумаг. Они могут быть сожжены или измельчены промышленными шредерами. Последние в зависимости от степени их секретности, могут порезать документы на мелкие фрагменты или вовсе измельчить их в труху и просеять через сито.

Как бы то ни было, но физическому уничтожению в любом случае предшествует довольно серьезная предварительная работа, осуществляемая работниками архива или все теми же исполнителями, оказывающими услуги по внеофисному хранению документов.

Но схема действий, как правило, одинакова. На первой стадии создается комиссия, состав которой утверждается руководителем предприятия. Она-то и отбирает документы, подлежащие уничтожению, составляет их список и подробную опись. И тот, и другой документ при этом утверждается опять же руководителем компании.

Далее проводится утилизация, что также оформляется соответствующим актом, который передается на хранение в архив. Такова вкратце схема уничтожения документов в соответствии с действующими стандартами.

Хотя многие компании идут и того дальше, инициируя вначале создание электронного архива.  Суть  - в сканировании документов. Данное мероприятие оправдано в тех случаях, когда юридическое лицо хочет сохранить информацию, содержащуюся в документах с истекшим сроком хранения и обеспечить к ней оперативный и беспрепятственный доступ.

Создание электронного архива позволяет «разгрузить» полезные площади архивных помещений, сохранив при этом важные и значимые сведения. Более того! В отличи от бумажного, электронный архив позволяет получить необходимую информацию буквально несколькими кликами мышки и в любом месте, где есть компьютер и интернет.

Конечно, сканирование документов  в случае, когда речь идет о значительном их объеме может вызвать определенные трудности. Но  все они разрешимы, если опять-таки воспользоваться архивными услугами. Крупные специализированные центры обладают достаточными административно-материальными ресурсами, чтобы гарантировать своим клиентам оперативное исполнения взятых обязательств и быстрое сканирование даже больших архивов.

Правда, это уже совсем другая история.

Предыдущая | Следующая